Archivo por meses: marzo 2015

Presupuesta: No improvises!!

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El cambio en las empresas es algo cotidiano. En las empresas, los controles son constantes, pero la realidad se caracteriza por la rapidez y la complejidad de los cambios. Nadie se atreve a predecir el de mañana.
La incertidumbre lleva a las empresas a apostar por generar credibilidad y confianza y lo hacen mediante el control presupuestario uniendo estrategia y presupuesto. El mercado se caracteriza por inseguridad unido a grandes retos y oportunidades para desarrollar nuevos proyectos, así toda mejora en la gestión empresarial y en su especialización es importante. Hoy, profesionalidad se basa en proactividad, adaptación constante, competitividad, prudencia, persistencia y mejora continua.

Un punto clave en toda gestión profesional es el presupuesto expresión de la aplicación de los recursos disponibles en el futuro para conseguir los objetivos fijados por la estrategia marcada. Además, necesita de la participación de todos los miembros de la organización, marcando prioridades y resultados a conseguir, toda la información disponible. Se trata de previsiones que pretenden explicar lo que la gestión pretende alcanzar en un futuro próximo. Es la hoja de ruta con el planteamiento de un objetivo real, asumible y coherente con la estrategia. Algo muy importante que se plantea con el presupuesto es la colaboración de todos para promover la mejora continua en la empresa, ya que ayuda al análisis y la toma de decisiones en la gestión.

Existe la dificultad de que el presupuesto es la planificación de la estrategia sobre un futuro incierto y son muchos los factores externos no controlados y que determina el éxito o fracaso final de la planificación.
Las tareas de planificación, establecimiento de objetivos, realización de previsiones y todo lo que rodea al proceso presupuestario implican una mejora en la gestión de la organización. Esto supone haber analizado el negocio y su futuro, y establecer una metodología clara sobre la forma de implantar, confeccionar y analizar el sistema presupuestario. No olvidar que la finalidad última de un buen sistema presupuestario es mejorar los resultados y facilitar el crecimiento y sostenibilidad en el tiempo.

El éxito para la elaboración de un presupuesto eficaz:
Nada de intenciones. Objetivos claros, cuantificables y determinar los medios necesarios.
Consideración de la incertidumbre. Actitud realista y positiva para afrontar lo que queda fuera de control, como es el entorno.
Coherencia de los objetivos y en sus posibilidades
Coherencia de las previsiones.
Analisis de las desviaciones entre lo real y lo previsto.
Estimulo de la excelencia y la mejora continua y el aumento del rendimiento en toda la organización.

El aumento de la competitividad exige una mayor profesionalización de la gestión y la utilización de técnicas analíticas más sofisticadas. El objetivo es la máxima eficacia y una gestión óptima de los recursos, considerando en todo momento el entorno y situación económica de cada momento.
El presupuesto es muy importante para gestionar el seguimiento de la estrategia y la eficiencia de las operaciones.
Actualmente, existen interesantes oportunidades de mejora de la eficacia y la eficiencia de la gestión presupuestaria para potenciar la capacidad de respuesta al mercado y obtener importante ahorro de los costes.
Asignar eficientemente los recursos, traducir los objetivos en resultados, generar previsiones fiables e involucrar a todas las personas con capacidad de decisión para garantizar el logro de los resultados es de vital importancia y el presupuesto es excelente para conseguir todo lo anterior.

“Un presupuesto expresa en términos monetarios la integración y coordinación de las operaciones y recursos de una organización para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados”. Es un plan de acción para cumplir unos objetivos, expresados en términos financieros que, debe cumplirse en un determinado tiempo y con determinadas condiciones. Analiza qué es lo que se está sucediendo, comparando los resultados con los datos presupuestados, para medir las desviaciones y determinar los logros.

Como ventajas de un sistema eficaz de control presupuestario se puede destacar:

Coordinación de actividades de las distintas áreas de la empresa.

Identifica problemas potenciales.

Compara resultados reales con presupuestados, analiza desviaciones y corrige.

Aprovecha las capacidades del conjunto a través de la colaboración y participación.

El cuento de la lechera en la empresa

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El cuento de la lechera advierte del peligro de hacer castillos en el aire.

«Una lechera llevaba un cubo de leche recién ordeñada. Pensó que haría una mantequilla de buena calidad, que luego vendería para comprar huevos. Con los huevos criaría pollitos y los vendería a buen precio, para comprar un vestido. Con ese vestido el hijo del molinero se fijaría en ella. Cuando pensaba en todo eso, se le cayó el cubo y perdió toda la leche. Se quedó sin nada.»

Las cosas no son tan sencillas, aunque, tampoco imposibles. Si algo no funciona hay que volver a intentarlo. A este cuento le falta considerar la perseverancia. Establece una estrategia mediante el plan de empresa o de negocio, pero falta ponerlo en práctica.

Toda empresa se basa en una idea y pero muchas veces, no lo adapta a la realidad del mercado, lo aguanta todo, sin considerar todos los factores que influyen. 

Una frase que alguna vez he oído es «el papel lo aguanta todo y los números siempre salen», pero un negocio no es sólo una idea, una declaración de intenciones. La empresa no juega sola en el mercado y hay multitud de variables que afectan en su correcta evolución.

La idea es el plan de empresa que luego la realidad va transformando. Para evitar que todo se desmorone se establece un plan sólido: Lo importante no es cuánto se va a ganar, sino lo que se necesita ganar para garantizar la sostenibilidad en el tiempo, la continuidad. Es importante marcar mínimos. Además, es normal tener una idea y ser el mercado el que orienta hacia otra. La flexibilidad es fundamental aunque tiene que existir siempre un rumbo. En este momento, aparece el plan de contingencias, la consideranción de imprevistos para no comprometer la viabilidad y continuidad empresarial. La proactividad, tomar medidas antes de que pasen, mediante el aprendizaje y mejora continua.

Plan de Negocio. La improvisación NO es plan.

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Una nueva idea o proyecto o la viabilidad de un negocio existente se plantea con unas líneas básicas y sus proyecciones: Plan de Negocio.
Un aspecto fundamental del plan de negocio es determinar su viabilidad económica-financiera.
En el ámbito financiero es imprescindible el análisis de balances, de las cuentas de explotación, de indicadores y, fundamental, el análisis del presupuesto de tesorería para evaluar lo adecuado de las inversiones y financiación.

Uno de los principales objetivos de un plan de negocio o estudio de viabilidad es conocer si un proyecto además ser una idea viable es financieramente viable y asumible, por lo que precisa del análisis de su relación con los objetivos de resultados, rentabilidad, endeudamiento y liquidez. Como elementos de un plan financiero:
– Previsión de ingresos o ventas. Punto de partida. Esta cifra debe calcularse de forma lógica y coherente, sin olvidar que al ser una previsión puede ser alterada.
– Previsión de gastos. Costes directos de la actividad y costes fijos de la estructura.
– Previsión de inversión. Como inmovilizado material: terrenos, edificios, instalaciones, vehículos, software, es decir, la infraestructura y logística de la empresa. Y también Inmovilizado inmaterial: gastos de constitución, patentes, marcas, gastos de puesta en marcha, gastos de investigación y desarrollo.
– Previsión de financiación. Estudiar las diferentes fuentes de financiación para realizar inversiones y pagos corrientes, a corto o a largo plazo. Las diferentes fuentes de financiación pueden proceder de aportaciones de los socios o de terceros por vía de préstamos, créditos, leasings, etcétera.

Un plan de negocio requiere disciplina. Una idea puede parecer brillante, pero puede fracasar. El plan de negocio evalua la viabilidad de una idea, obliga a pensar en alternativas y acciones. El plan de negocio es una hoja de ruta que permite anticipar el mejor camino para conseguir el objetivo final. El plan de negocio sirve para definir como alcanzar los resultados propuestos, identifica los procesos y recursos para evitar fracasos
Los motivos que justifican un plan de negocios son:
– Tener un documento de proyecto para potenciales inversionistas, socios o compradores.
– Asegura el sentido financiero y operativo, antes de su puesta en marcha.
– Busca la eficiencia y rentabilidad del proyecto empresarial.
– Guia en la puesta en marcha de una nueva idea de negocio.obtención de datos

Wellness: Frasco pequeño – Esencia profesional.

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En mi época de estudiante de bachiller, recuerdo a un profesor, Alejandro Marín, profesor de matemáticas (Instituto Alfonso X de Murcia). Descolocaba mediante la técnica del «reframing», la vuelta a la esencia. Siempre decía: «En el frasco pequeño está la esencia,…y también, el veneno». Con tanta evolución y desarrollo, se pierde la noción de empresa y profesional real. La última campaña de CocaCola se basa precisamente en volver a la esencia, el inicio: los envases de CocaCola vuelven a su aspecto original: El color rojo.

El profesional, destaca por ser uno mismo, haciendo lo que cree. Se impone la vuelta a los orígenes, a ese frasco pequeño donde se fraguó la idea que hoy es el negocio: “No podemos ser lo que no somos, pero sí adaptarnos a la realidad actual”.

El conocimiento de la esencia de tu empresa, es decir, saber hacia donde te diriges, cómo lo haces y en que principios te apoyas. Proporcionar un GPS para saber dónde vas y los principios base. El compromiso con la esencia de la empresa se traduce en mejores resultados.

Estamos ante una crisis de Management (gestión, liderazgo). Predomina maximizar beneficio económico sin límites, sin considerar las consecuencias. Es una gestión irresponsable, tóxica, no tiene en cuenta otros aspectos como el medioambiente, los derechos y valores sociales. Frente a este forma de gestión, nace los gestores del siglo XXI que apuestan por el largo plazo, eliminando jerarquías y creando un entorno de trabajo agradable, y rentable, no perdamos de vista que al final una empresa busca beneficios, es su razón de ser. Pero se puede cumplir el objetivo de obtención de beneficios huyendo de la codicia. Así, se vuelve a la esencia, al frasco pequeño. Siempre ha estado, pero se ha menospreciado, y ahora, vuelve a estar en valor: el wellness empresarial. No es nuevo, es la esencia, el origen. Da respuesta a las preguntas de siempre: ¿Cómo hacer más con menos recursos?, ¿cómo implicar a las personas en su trabajo?, ¿cómo ser más productivo?.

A todas las preguntas anteriores se les da respuesta, volviendo a la esencia, mediante el wellness. Cuando todos los miembros de un grupo colaboraban por sacar adelante una idea, un negocio. Todos son uno, y su implicación, compromiso y cuidado mutuo era lo primero. Identifican los puntos fueres de cada persona y los potencian, cuando hay un problema lo abordan, sin buscar culpables y toman medidas de mejora continua. El gestor mediante el wellness, siendo fiel a la esencia de la empresa, aprecia los recursos (técnicos, humanos,…) para conseguir los resultados esperados. Promueve, como en todo origen de una empresa, dónde todos son uno, la autoestima, el optimismo, la resiliencia, la eficiencia y eficacia de las personas. En un buen lugar de trabajo las personas innovan, aportan sugerencias y dan valor añadido para mejorar no por conseguir incentivos. Aportan buenas ideas porque se consideran un grupo donde existe gratitud, amabilidad, curiosidad, perseverancia, humildad y también, el sentido del humor.

Cash Management más que Gestión de Tesorería

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Poder prever el futuro de una empresa en términos económico-financieros a corto plazo, es decir tener un presupuesto para calcular los ingresos y gastos futuros y alcanzar el resultado deseado en función de los objetivos empresariales, es necesario. También, prever la tesorería para los próximos 12 meses y por último, controlar la evolución de los objetivos fijados.

Para conseguir todo esto es necesario:
– Un presupuesto de ingresos y gastos por meses y un análisis de desviaciones rápido y  sencillo.
– Un presupuesto de tesorería y un analisis de viabilidad financiera para los próximos 12 meses.
– Un análisis de las desviaciones entre los importes reales y presupuestados.
– Determinar unos objetivos y comparar con los datos reales.

El Cash Management es gestionar las fuentes de financiación con el fin de que los flujos de ingresos y salidas aproximen sus rotaciones. En definitiva, es conseguir que el Departamento de Cash Management sea un centro de beneficios. Desde el punto de vista de gestión de tesorería se atiende a los siguientes aspectos: posición bancaria, posición fecha valor y posición previsional.

Posición bancaria es la situación real de los movimientos bancarios con respecto a los movimientos experimentados. La fecha valor, condiciona la posición de tesorería, provocando diferencias del saldo real en la cuenta bancaria.

El Cash Management tiene como finalidad dotar a la empresa de los recursos financieros que faciliten el normal desarrollo de su actividad y el incremento de rentabilidad, mediante, la optimización del uso de fondos, la maximización en el rendimiento de las inversiones y el control de los costes.

Se puede considerar que el Cash Management realiza una función similar a un banco, es decir, facilita recursos a los distintos centros de la empresa. Las áreas de gestión propias del cash manager conforman el control y planificación de la liquidez, y siendo las siguientes:

– Gestión de cobros.
– Gestión de pagos.
– Gestión de excedentes financieros a corto plazo.
– Gestión de necesidades financieras a corto plazo.
– Control y gestión de las condiciones bancarias.

Inteligencia profesinal

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La Real Academia de la Lengua Española define inteligencia como aquella capacidad de entender y comprender. Hay distintas formas de inteligencia y entre ellas, está la Inteligencia Profesional, definida como la actitud de procurarse más oportunidades aprovechando las sinergias del entorno, así como dar servicio adaptado a las necesidades de cada momento. Esta Inteligencia Profesional ofrece un valor añadido que implica mayor calidad.

«La calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia» John Ruskin.

En muchos casos las empresas han sufrido desequilibrios por no disponer de la información necesaria para rectificar su estrategia a tiempo. Ha imperado la cultura intuitiva a una cultura objetiva pero «Lo que no se mide, no se controla y por tanto, no se puede mejorar».
La máxima de todo negocio es mejorar la cuenta de explotación y solo puede ser o aumentando los ingresos o reduciendo los gastos. No es fácil y la información en tiempo real es imprescindible.

El conocimiento de un negocio consta de datos, información, conceptos y experiencias. Este conocimiento ayuda a interpretar y analizar indicadores o señales para actuar y tomar decisiones. La utilización de información de todas las áreas en la empresa se traduce en estrategias basadas en sus fortalezas y debilidades. La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en información útil para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes áreas del negocio.

Una organización necesita controlar y comprobar si sus acciones previstas frente a las reales pueden mejorar los resultados lo más eficaz posible en tiempo y costes.
El entorno actual es muy competitivo y se necesita planificar y definir previamente una estrategia para dirigirse al mercado y se debe reaccionar con mayor rapidez siempre que no coincida con lo planificado. Las decisiones en la gestión profesional son más cada vez más complejas y el número de decisiones a tomar aumenta en un menor tiempo. Además, aumentan los datos de que disponemos lo que dificulta obtener la información clave en cada momento y su análisis. Si se suma la mayor complejidad del entorno actual hace que haya menos tiempo para tomar decisiones y en muchas ocasiones las decisiones se toman de forma intuitiva lo que aumenta el riesgo.

Es de vital importancia conocer su estado actual y futuro. Cuando no se conoce cuál es el rumbo y los objetivos a lograr, es difícil que se realicen las actividades correctamente. La clave esta en la medición de todo. utilizar por el usuario ya que tiene toda la información a su alcance.
Pero como decía Albert Einstein: “no todo lo que importa se puede medir fácilmente y no todo lo que se puede medir importa realmente”.

En la actual era de la información, el éxito competitivo se basa en la explotación de los activos intangibles mediante la medición del desempeño: medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. Es determinar el camino correcto para lograr las metas planteadas, transmitir lo que va mal de forma muy rápida y sencilla.

Todo lo expuesto está en el ámbito de la inteligencia empresarial pero, va más allá, ya que es necesario un conocimiento y análisis del ámbito interno y externo de la empresa, para así conseguir mejorar la competitividad:

Reducción de los costes y aumento de la eficiencia. Todos los miembros de la organización necesitan disponer de información fiable y pertinente para poder realizar su trabajo. No hay información más cara que la que no se encuentra disponible en el momento necesario.

Mejora en la toma de decisiones. Información relevante, fidedigna y actualizada se traduce en la toma de decisiones más ajustadas a la realidad de la empresa y del mercado. Incluso, puede plantear nuevos proyectos porque en general, disponer de información relevante amplia el horizonte.

Mejora la capacidad de respuesta. Localiza antes los errores o desequilibrios. Detecta los puntos clave para comprender el negocio.

Improvisación como estrategia

Gestión en tiempo real

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Las necesidades del mercado no pueden esperar. Escucha al mercado y ofrecele lo que necesita.

La gestión profesional de una empresa tiene su base en el acceso a la información de forma rápida y completa. El análisis de la información y su aplicación, serán una herramienta de gran ayuda en la mejora continua para un trabajo profesional y de calidad. Este análisis pasa por conocer la realidad en la que se desarrolla la actividad profesional, así, son necesarias las siguientes actuaciones:
– Información accesible a todos los miembros de la organización.
– Información consistente y de calidad.
– Elaboración y análisis eficiente de la información.
– Información real para mejorar el análisis y la toma de decisiones.
– Conocimiento de los productos o servicios más rentables durante un período determinado.
– Conocimiento del patron de compra de los clientes dependiendo de las zonas de ventas.
– Información al instante para aprovechar oportunidades de negocio en tiempo real.
– Conocimiento y control de los factores clave del negocio.
– Información integradora de todas las áreas de la empresa.
– Control en tiempo y contenido de la evolución de ingresos y gastos.
– Evolución de las desviaciones presupuestarias.
– Conocimiento de las ventas a los clientes nuevos y potenciales.
– Conocimiento de la rentabilidad y margenes de los principales productos o servicios.
– Análisis del impacto que una reducción de ventas en el margen de explotación.
– Análisis de la gestión por responsables o áreas.
– Análisis de la evolución de las ventas por categoría, productos y por día, mes o año.
– Conocimiento de los clientes más importantes a nivel de ventas y rentabilidad.
– Conocimiento de los productos más vendidos por zona, ciudad, región o país.

En definitiva, la gestión profesional pasa por un control de gestión eficiente y eficaz mediante un análisis de mercado, considerando los factores internos y externos. Cuestionando constantemente la gestión para conseguir, con la colaboración de todos los miembros de la organización, el conocimiento de las necesidades del mercado. Coordinar un trabajo de mejora continua para dar al mercado lo que necesita: Gestión en tiempo real.

Disney en la empresa: Magia

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La empresa camina a la excelencia y la profesionalidad se basa en el respeto a las personas y el cuidado del cliente. La técnica Disney con su magia mejora a las personas tanto en lo profesional como a la empresa en su conjunto.

El liderazgo empieza por el respeto a todas las personas. La técnica Disney ha generado una filosofía empresarial que defiende que “no es magia lo que hace que todo funcione, si no que es nuestra forma de trabajar lo que origina la magia”. Profesionales de distintos sectores desarrollan una dinámica de trabajo en la que se reconocen los logros, se escucha a cada individuo y se anima a trabajar en equipo.

La base de la técnica Disney es muy sencilla y aplicable: “Cuide de sus empleados y cuidarán de su empresa, no sólo porque es su obligación, sino por voluntad propia”.

1. Todo el mundo es importante. RAVE (Respect, Appreciate and Value Everyone). Entusiasmarse es respetar, apreciar y valorar a todos. Un líder debe ser integrador y saber tratar a cada empleado. Como recomendaciones está: hablar con claridad, sin rodeos y con honestidad, escuchar de verdad, permitir que sus empleados le conozcan, olvidar la cadena de mando y dejar hacer.

2. Rompa moldes. El objetivo es mejorar y hacer crecer el negocio. No quedarse quieto y crear una cultura del cambio. “Cuanto mejor es la estructura de una organización, más fácil es cambiarla, porque la adaptabilidad es propia de una estructura excelente”. Como recomendaciones: responsabilidad y autoridad son inseparables; no tema correr riesgos y no quiera ganar todas las batallas.

3. Haga de sus empleados su marca. La imagen de una empresa la proporciona los profesionales, así la auténtica marca son los trabajadores. Recomendaciones: implique al equipo, fíjese en el talento, explique de forma precisa la filosofía y modo de trabajar de la empresa y evalúe siempre.

4. Haga magia con el entrenamiento. El directivo tiene que proporcionar los rescursos necesarios para que los empleados progresen. “Para conseguir empleados excelentes es más efectivo ser maestro, entrenador personal y consejero que, simplemente, jefe”. Recomendaciones: ofrezca no sólo un empleo, sino una misión; comunique constantemente; feedback y enseñe con el ejemplo.

5. Evite los trastornos. La solución de los imprevistos está centrándose en buscar el problema, no en quién lo ha causado. Recaba soluciones entre los empleados y evalua los cambios realizados. Recomendaciones: antes de emitir un juicio escuche a clientes, empleados; infórmese personalmente de lo que funciona y no funciona; anticípese y prepárese para encontrar resistencia.

6. Averigüe la verdad. Mézclese con los empleados, sea accesible. Recomendaciones: póngase en el lugar de sus clientes y empleados.

7. Utilice combustible gratis. El mejor combustible son los empleados. Este combustible se llama ARE: apreciar, reconocer y animar. Contribuye al funcionamiento perfecto de la empresa. Recomendaciones: pida buenas ideas.

8. Sitúese  a la cabeza del pelotón. Estar al día es crucial para una empresa. Recomendaciones: domine los fundamentos de su negocio; aprenda de los mejores, incluida la competencia; estudie a sus clientes; amplíe horizontes y ponga también a sus trabajadores a la cabeza del pelotón.

9. Vigile lo que dice y hace. La reputación es lo único que tenemos. Recomendaciones: haga bien su trabajo; una actitud positiva; humildad y sea un compañero más.

10. Afiance su carácter. No hay un código ético para los líderes, así, el valor primero y fundamental debe ser no hacer daño, “porque los directivos que humillan hacen daño no sólo a sus empleados, sino a sus empresas y a la sociedad”.

La estrategia de Walt Disney la desarrolló en tres lugares distintos:

En un lugar soñaba ideas. En un segundo lugar se preguntaba como hacer realidad esos sueños y reunía la información necesaria y en un tercer lugar era crítico y sometía sus planes a análisis. Walt Disney utilizaba tres posiciones diferentes para trasladar a la realidad su fantasía, y cada una de esas posiciones representa una estrategia.

La parte soñadora (dreamer) tiene como función soñar, idear nuevas posibilidades…tan necesario en el mundo de la empresa para que se de la evolución.

La parte realizadora (realist), se encarga de llevar a la realidad los sueños, planes e ideas.

La parte crítica (critic) pone los límites. Sopesa los pros y los contras de esas ideas. Analizar es considerar aspectos fundamentales para poder hacer realidad los sueños. Los profesionales/empresas que alcanzan sus objetivos son analíticos.

Divesidad profesional: La suma de las diferencias = Excelencia

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El mundo cambia a ritmo vertiginoso. La globalización impone un gran salto en la gestión empresarial, donde el mundo es cada vez más competitivo. Una gestión desarrollada por grupos profesionales donde la diversidad en su composición sea la norma ayuda a contar con plantillas cohesionadas y con un  buen clima laboral dentro de las empresas, llevando a un beneficio mayor con un menor esfuerzo y una sostenibilidad en el tiempo mayor.

La integración de personas diversas en las plantillas de las empresas responde a la responsabilidad de toda organización de disponer de un grupo que sea el reflejo de la composición del mercado, dando presencia a todo tipo de individuos con sus respectivas necesidades resultando en la configuración de una sociedad mejor. Esto no es sólo una acción de la responsabilidad social empresarial sino también una estrategia que genera beneficios importantes ya que se retiene a las personas con talento y se aprovecha el valor que aporta la pluralidad del grupo. La suma de todos los miembros del grupo profesional lleva al todo, la organización, perfecta. La aportación de todos lleva a la excelencia, y a la ventaja competitiva de la diferenciación en la profesionalización.

La supervivencia de las empresas requiere la diversidad en la composición de los grupos en la toma de decisiones, en la gestión, para considerar las necesidades de sus clientes,empleados, proveedores y, en general,de una sociedad cada vez más diversa.

El siglo XXI se caracteriza por ser las personas las que aportan el talento necesario para el progreso y la sostenibilidad en un mundo en que las distancias han desaparecido y la diversidad es un valor que mejora la profesionalidad.

En general, la diversidad en la composición de los grupos profesionales incrementa la productividad y la innovación, mejora la imagen corporativa, ayuda a entrar en nuevos mercados, reduce los costes y aumenta los beneficios y el valor para todos en el mercado.